Vita da ufficio? Consigli per aumentare la produttività

Vita da ufficio? Consigli per aumentare la produttività

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Oggi giorno siamo circondati da informazione: tablet, smartphone e il web generico è una costante distrazione per chi nel mondo informatico vorrebbe essere produttivo sempre e comunque. In questo articolo alcuni piccoli consigli per incrementare la produttività nelle vostre ore lavorative. L’articolo è dedicato a chi come me svolge attività d’ufficio: web developer, designer, freelance e chi più ne ha più ne metta.

Priorità

Definite delle priorità è sempre cosa buona: un briefing mattutino di pochi minuti è l’ideale per pianificare le priorità. Schedulate i progetti più complessi nei giorni o nelle ore nelle quali ritenete di essere più produttivi e/o creativi; ponetevi dei punti di arrivo da concludere entro fine giornata.
 
L’ideale sarebbe raggruppare tutti gli interventi di breve durata (modifiche, check vari, ecc..) nell’arco di un periodo di tempo per poi dedicarsi a questioni più corpose nella seconda parte.


Email, telefonate e sms

Le mail possono aspettare! Non interrompete il vostro momento creativo per dedicarvi alla lettura/scrittura di mail/sms per due semplici motivi:

  • Perdita del momento di produttività;
  • Avete tolto tempo al vostro progetto per dedicarvi ad altro.

Piuttosto ritagliatevi uno spazio tra un lavoro o tra una pausa e l’altra per fare un check-in di mail ed sms. Cosi facendo avete svolto in maniera brillante e senza distrazioni il vostro lavoro e raggruppato una serie di azioni simili (lettura mail/sms) in uno stesso momento. Non c’è niente di meglio!

Per quanto riguarda le telefonate, a meno che non sia realmente indispensabile evito di rispondere quando lavoro, anzi, di solito abbandono il telefono in modalità silenziosa in modo tale che possa accorgermi sempre meno di eventuali chiamate in arrivo; appena terminato ciò che ho impostato tra le mie priorità prendo il cellulare e controllo eventuali chiamate perse.

Ah, so che per chi fa questo lavoro è impossibile ma…avete mai provato a vivere un giorno senza telefono? Si sta benissimo!


Pausa

La pausa è un elemento importante. Lavorare per 4/5 ore consecutive non è assolutamente consigliato soprattutto per il nostro organismo. Il cervello, infatti, è l’organo che consuma più zuccheri di tutti e circa ogni 60 minuti, se non ci concediamo una breve pausa il livello di glucosio arriverebbe ai minimi per questo è importante concedersi una distrazione lontana dai monitor con una cadenza regolata di 60 minuti (sigaretta, telefonata, chiacchierata e chi più ne ha più ne metta!).

Se siete in pausa pranzo, invece, evitate di continuare la vostra pausa seduti davanti al pc: la digestione porta sonnolenza, una bella passeggiata all’aria aperta è il giusto apporto per ricaricare le batterie, accelerando il processo di digestione tornerete sulla postazione di lavoro più produttivi.

Caffè: è caso raro (io!) trovare qualcuno che su questo lavoro non abusi di caffè. Tuttavia due parole mi sembra giusto spenderle, l’effetto tonico che esercita la caffeina sulla funzionalità cardiaca e celebrale è nota a tutti, non a caso spesso e anche in maniera errata se ne fa abuso. Berne uno/due al giorno nei momenti in cui arriva l’abbiocco non fa male, anzi, come già detto vi farà riprendere.


Musica

Chi ha detto che la musica genera distrazione? Se siete alla ricerca di creatività il vostro pezzo preferito sparato nelle cuffie potrebbe essere un ottimo viatico per darvi una spinta in più. Occhio al volume!
 
Grooveshark è un servizio web grazie al quale è possibile ascoltare musica in maniera totalmente gratuita. Create un account, inserite la play-list e buon divertimento…anzi, buon lavoro!


Postazione di lavoro

Anche la postazione vuole la sua parte, è importante stare alla giusta distanza dal monitor ed assumere una postura che con l’andare del tempo non danneggi il vostro corpo. In tal caso niente di meglio che passare al concreto illustrandovi un brillante articolo scovato in giro per il web:
 
Con il suo Ergonomic Workplace Planner, un piccolo script via web che può salvarvi schiena e vista:
Calcolare la giusta distanza dal monitor


Evitare il multitasking!

Anche perché l’essere umano è programmato per fare una cosa alla volta e bene….siamo vecchi cervelli pensanti! Evitate di mandare in confusione la vostra testa, finirete per fare 2 cose contemporaneamente ma almeno una non riuscirà correttamente.

Come di consueto lascio aperti i commenti per condividere altri modi funzionali per far bene il proprio lavoro.

  • Complimenti Mario per i suggerimenti che hai offerto nella gestione del proprio tempo come freelance.

    Concordo sull’evitare di perdere tempo, sopratutto per tutte le distrazioni che abbiamo, tra social, telefono ed email.

    Posso aggiungere qualche consiglio che reputo utile, visto che per me sono validi e mi fanno arrivare a fine giornata con soddisfazione e non frustrato perchè non ho portato a termine i miei lavori.

    Gestione delle email: non apro mai il mio account di posta come prima azione della giornata.

    Ho riscontrato una grossa perdita di tempo, aprire ed iniziare a rispondere o leggere le email di potenziali clienti, o di notifiche di nuovi post da leggere.

    Dopo aver pianificato cosa fare, mi prendo 2 ore per portare a termine un task che mi sono imposto di finire (preparazione di un preventivo, creazione di un post sul blog, terminare o modificare un sito per un cliente, etc.)

    Quindi se inizio a lavorare verso le 8, alle 10 o a volte anche alle 11, mi apro il mio gmail e mi prendo circa 15/20 minuti per selezionare e leggere le email più importanti.

    Poi dopo una pausa, torno a lavoro e chiudo l’account di posta, magari mi contatta e mi disturba anche qualcuno su gtalk.

    In serata poi, torno a vedere al posta, ormai stanco e poco lucido, e mi apro tutte le email che servono per aggiornarmi sul mio lavoro.

    In questo modo rispondo sempre a tutti (magari è una richiesta di preventivo di un cliente) entro 4/8 ore, ma lavoro senza questo tipo di distrazione.

    Tu Mario usi qualche programma o software per gestire i tuoi appuntamenti?

    Per ora io mi trovo bene con google calendar, ma se hai qualche suggerimento, ben venga da parte tua.

    • Complimenti per l’articolo. Metterò sicuramente in atto alcuni dei tuoi suggerimenti.

      @Mirko oltre a google calendar io utilizzo da qualche mese l’applicazione any.do, che trovo fantastica. Posso dire veramente che la mia giornata lavorativa è cambiata grazie a questa applicazione.

  • @Gabriele: grazie per il suggerimento.
    Posso chiederti i vantaggi che hai tratto dall’app che ci hai suggerito e quali differenze hai riscontrato rispetto ad altri software/tools on line?

    Grazie per l’aiuto.

    • Grazie a te Mirko per le informazioni e le ricerche che stai facendo in rete in questi giorni 😉
      Probabilmente è soggettivo l’apprezzamento verso la app di cui parlavo, ma anche ieri sera mentre stavo per dormire mi è venuto in mente di dover segnare alcune cose e l’ho fatto al volo. Ritengo la differenza tra altri tool o calendar sia l’usabilità della app: davvero fantastica! E’ veloce e intuitiva e permette di avere tutte le cose da fare sott’occhio in maniera diversa da un semplice calendario.

      La suddivisione è più o meno questa: oggi, domani, in settimana, più tardi. L’applicazione non ti tedia con giorni e orari (sempre gestibili comunque), ma ne registra comunque l’importanza, facendo slittare gli impegni ogni giorno che passa. In poche parole lascia all’utente solo le cose che gli servono e si occupa lei del resto.

      Infine può interagire con il proprio smartphone. Ad esempio, circa le chiamate perse di cui si parlava, permette di registrare immediatamente la chiamata persa come cosa da fare, appuntando in un attimo un reminder. Probabilmente è più semplice usarla che descriverla, ma per quanto mi riguarda è stato un cresendo giorno dopo giorno e ora non posso più fare a meno di uno strumento come questo.

      OT: un’altra fantastica app che ho avuto modo di apprezzare ultimamente è un CRM: Base. Anche quì usabilità e semplicità raggiungono alti livelli. Niente a che vedere con i vari zoho o simili, dai quali sono scappato via urlando 😀

  • Ciao Mario!
    molto interessante il tuo approccio… personalmente però avrei qualcosa da aggiungere:

    Conteggiare le ore di lavoro (con attività ed etichette) permette un’attenta analisi della propria produttività e del proprio ritmo lavorativo.

    È ormai un anno che registro stabilmente le attività svolte e con un’attenta analisi è possibile stabilire quali sono le attività che richiedono più tempo o gli orari personali in cui si è più produttivi…

    Per GNU/Linux c’è un fantastico software che permette di avviare e switchare al volo le attività svolte, inoltre permette di “taggare” le attività e di raccogliere importanti dati statistici sul proprio lavoro…

    Il software di cui parlo si chiama Hamster (http://projecthamster.wordpress.com/) e sfortunatamente va solo su GNU/Linux…. immagino comunque che esisteranno degli equivalenti per le altre piattaforme.

  • Mario Concina

    Grazie per aver aggiunto anche le vostre esperienze in merito, sicuramente tutte molto valide aiutano a migliorare l’articolo.

  • Pierpaolo Cerna

    i commenti arricchiscono questo arrticolo davvero interessante. proverò ad utilizzare i vostri metodi perchè in effetti il mio lavoro è spesso interrotto per badare a questioni futuli. E’ tutta questione di priorità! :)

  • sito web napoli

    Un blog datato ma super attuale, contenuti vari e semplici!